Wordt jij geleefd door je agenda? Of ben jij de baas?
Ken je dat gevoel dat je constant achter de feiten aanloopt? Dat je werkdag voorbij is voordat je goed en wel begonnen bent? Je vliegt van de ene taak naar de andere, mist nét die ene meeting en je to-do-lijst lijkt alleen maar langer te worden.
Voor veel mensen is hun werkweek een soort Tetris-spel: proberen te passen en meten wat er allemaal in moet. Geen overzicht, geen structuur – en vooral géén rust. Maar het kan anders. En het begint bij één simpel hulpmiddel: je digitale agenda.
Waarom structuur in je agenda onmisbaar is
Een goede agenda is meer dan alleen een verzameling afspraken. Het is een werkend systeem waarmee je je hoofd leeg kunt maken, taken kunt verdelen en focus kunt aanbrengen in je dag. Of je nu werkt met Outlook of Gmail – beide systemen bieden de tools om overzicht en rust te creëren. Denk aan:
Herinneringen instellen: Geen losse briefjes of “oh ja”-momenten meer. Outlook of Gmail stuurt je gewoon een seintje.
Kleuren gebruiken voor categorieën: Werk, privé, afspraken, focus-tijd… geef ze een eigen kleur voor snel overzicht.
Terugkerende blokken aanmaken: Zoals dagelijks je mail verwerken, notulen uitwerken of bestellingen doorzetten.
Voorkom dubbele afspraken (en onnodige stress)
Zonder overzicht plan je makkelijker dubbele afspraken in – of mis je er juist eentje. Dat gebeurt sneller dan je denkt als je alles in je hoofd probeert te houden. Door álles in één agenda te zetten (ja, ook je lunchpauze of sportmoment) weet je precies waar je ruimte hebt – én waar niet.
Pro tip: Gebruik je agenda als commandocentrum. Alles wat je moet doen, krijgt een plek. Wat daar niet in past? Kan dus ook eigenlijk niet die dag.
Taken plannen = regie houden
Structuur aanbrengen betekent dat je de baas blijft over je eigen tijd. En dat begint met het plannen van je vaste werkzaamheden. Denk aan:
Dagelijks 2 blokken voor je mail (ochtend en eindmiddag)
Wekelijks 1 moment om notulen uit te werken
Tijd inplannen om offertes te maken of taken door te zetten naar collega’s
Ruimte laten voor ad-hoc zaken of klantvragen
En ja, ook tijd om even niets te doen mag in je agenda staan. Je brein heeft pauzes nodig om scherp te blijven.
Leef niet op de automatische piloot
Zonder planning word je geleefd. Je laat je inbox bepalen wat je doet, je laat collega’s gaten vullen in je agenda zonder overleg, en je hebt het idee dat je altijd “aan” moet staan.
Maar als jij grip hebt op je tijd, komt er ruimte. Ruimte om vooruit te denken, om strategische keuzes te maken, om met klanten te praten in plaats van alleen maar brandjes te blussen.
Tijd voor actie? Volg een training mailbox & agenda beheer
Herken jij jezelf hierin en wil je leren hoe je structuur aanbrengt in je werkweek met behulp van Outlook? In mijn training leer je:
Hoe je je agenda slim opbouwt met vaste blokken Hoe je Outlook optimaal inzet voor planning en reminders Hoe je grip houdt op je mail, afspraken en taken En vooral: hoe je werkdag weer overzichtelijk én werkbaar wordt
Deze training is praktisch, hands-on en direct toepasbaar. Geen zweverige theorie, maar slimme oplossingen waarmee je tijd wint en rust creëert.
Wil je niet langer geleefd worden door je werk? Plan dan nu een training in.
