Afleiding tijdens je werk: hoe je je hoofd leeg houdt en je focus aan
Ken je dat gevoel? Je bent eindelijk goed bezig met een taak, maar dan schiet er ineens iets door je hoofd: “Oh ja, ik moet die klant nog mailen!” of “Ik moet straks niet vergeten dat rapport af te maken.” Voor je het weet, open je Outlook, verstuur je een mailtje, bekijk je nog even je agenda — en ben je je focus volledig kwijt.
Afleiding tijdens je werk is een van de grootste tijdvreters van deze tijd. Zeker als je werkt met digitale tools zoals Outlook, Teams, Excel of een to-do app. Gelukkig kun je dit voorkomen met een paar eenvoudige structuurgewoontes.
1. Alles wat in je hoofd zit, hoort op papier (of digitaal)
Tijdens het werken ontstaan er constant nieuwe ideeën, herinneringen en to-do’s. Je brein is creatief, maar het is geen opslagplaats.
In plaats van te proberen alles te onthouden, schrijf je het direct op. Gebruik hiervoor een notitiebriefje, een takenlijst of een digitale to-do app zoals Microsoft To Do of OneNote.
Door je hoofd leeg te maken, creëer je rust en ruimte om gefocust te werken aan wat nú belangrijk is.
2. Werk met focusblokken – je productieve superkracht
Een focusblok is een vaste tijdsperiode waarin je aan één taak werkt zonder afleiding.
Plan bijvoorbeeld in je Outlook agenda een blok van 45 tot 60 minuten waarin je e-mailmeldingen uitzet en je telefoon op stil zet.
Tijdens dit focusblok geef je jezelf de ruimte om diep te werken. Komen er tóch nieuwe taken of ideeën in je op? Schrijf ze op je briefje en ga direct weer verder met je huidige taak. Zo onderbreek je jezelf niet.
Tip: In Outlook agenda voeg je een focusblok makkelijk toe door een “afspraak” met jezelf in te plannen op een bepaalde dag en tijdstip en deze de titel “Focusblok” te geven. Zo zien collega’s dat je even niet beschikbaar bent.
3. Na je focusblok: reflecteren en plannen
Na afloop van je focusblok neem je vijf minuten pauze om even te schakelen. Kijk daarna op je briefje of in je notitie-app.
Taken met een deadline plan je direct in je agenda.
Kleine taken zonder urgentie kun je inplannen in je to-do app met een reminder.
Bedenk bewust wanneer het handig is om die taak uit te voeren — en plan slim, niet spontaan.
Zo houd je controle over je werkdag in plaats van dat je dag jou beheerst.
4. Digitale structuur = minder afleiding, meer rust
Als je dagelijks werkt met Outlook, is structuur essentieel. Wanneer je agenda, mailbox en to-do’s op elkaar zijn afgestemd, werk je rustiger en productiever.
Je hoofd is niet bedoeld om taken te onthouden, maar om keuzes te maken.
Met een duidelijke structuur kun je:
beter focussen;
minder stress ervaren;
en effectiever gebruikmaken van je digitale middelen.
5. Samenvatting: focus is een vaardigheid die je kunt trainen
Afleiding tijdens je werk is normaal, maar je kunt leren ermee om te gaan.
Door te plannen in focusblokken, je hoofd leeg te schrijven en je to-do’s slim in te plannen, maak je ruimte voor concentratie en rust.
En dat is precies waar mijn trainingen om draaien: meer overzicht, minder chaos, en slimmer werken met digitale tools zoals Outlook mail en je agenda.
Zo blijf je de baas over je werkdag – in plaats van dat je werkdag de baas is over jou.
Wil je leren hoe je dit in de praktijk toepast?
In mijn trainingen leer ik medewerkers, managers en ondernemers hoe ze structuur brengen in hun digitale werkdag.
Met praktische tips voor Outlook mailboxbeheer, agenda-inrichting en digitale planning.
Lees hier meer over de training:
